Ik word ongelukkig van de plek waar ik werk…..

Vandaag kreeg ik een bericht van iemand met een vraag.

“Ik zit momenteel in een situatie waarbij ik ongelukkig wordt van de plek waar ik werk maar ook geen idee meer heb welke kant ik wel op zou willen……., wat nu?”Homeless

Herken je de situatie en de vraag?

Lees dan vooral verder…….

Voor deze situatie kunnen meerdere oorzaken zijn

  1. De inhoud van het werk (de functie) dat je doet kan wel/niet bij je interessen passen.
    Je motivatie wordt geprikkeld las je inhoudelijk in je werk kunt doen wat je leuk vindt, wat je boeit!
    Het gevolg is dat je dan energie krijgt van je werk.
    Past dit niet dan is het gevolg ook dat je geen energie van je werk krijgt, maar dat je er zelfs op leegloopt en als het lang duurt kan het er zelfs voor zorgen dat je met tegenzin naar je werkt gaat.
  2. De werkomgeving van je werk (het type mensen met wie je werkt) kan wel/niet bij je behoeftes passen. De werkomgeving zorgt ervoor dat je je wel/niet op je gemak voelt met de mensen en de organisatie waarin je werkt.
    Past dit dan voel je je als een vis in het water, kun je met gemak nieuwe risico’s nemen en leren, immers je voelt je gewaardeerd en gezien.
    Past dit niet dan ben je op je hoede, durf je geen risico’s te nemen en belemmert het je leren, immers je bent niet op je gemak, moet op je tellen passen en durft vooral jezelf niet te laten zien zoals je bent vanwege het risico van de afwijzing. Je voelt je er immers niet echt bij horen. Ook deze situatie kost enorm veel energie.
  3. Een (on)gezonde spanningsverhouding doordat dat wat jij kunt waarmaken met je kennis, kunde en ervaring past wel/niet op dat wat er van je gevraagd wordt. Een gezonde spanning is dat je voldoende kunt leveren en voldoende kunt leren omdat de eerdere twee punten in positieve zin aanwezig zijn. Een ongezonde spanningsverhouding is als er een perfect fit is, immers dan wordt je niet meer uitgedaagd en ga je je vervelen. Ook ongezond is het als dat wat er van je gevraagd wordt een te grote uitdaging voor je en je je steeds zorgen maakt of je het wel waar kunt maken. Zo’n uitdaging kan leuk lijken maar kost op den duur teveel energie waardoor je niet goed meer kunt functioneren.

Lees ook eens mijn publicaties over de 2beffective methode die je met deze link in dit blog kunt vinden. Hier staan nog wat  meer verwijzingen en tips met ook wat materiaal waarmee je aan de slag kunt.

Heb je vragen reageer dan gewoon op dit blog, dan geef ik je antwoord (meestal in het weekend).

loesje-steeds-meer-mensen-weigeren-ongelukkig-te-zijn

Advertenties
Geplaatst in Uncategorized | Een reactie plaatsen

Wat laat je “waar worden”?

Hoe open zijn we in de communicatie, naar onszelf, naar anderen, naar degenen die ons dierbaar zijn, naar degenen met wie we samenwerken????

Hoe kwetsbaar durven we onszelf op te stellen?

Hoe veilig voelen en weten we ons in relatie tot anderen?

Het lastige in de communicatie is dat alleen datgene wat we openlijk uitspreken ook daadwerkelijk in de openbaarheid komt en daarmee dus ook “waar” wordt. Immers wat we denken weet een ander niet, daar kan een ander niet op reageren, geen rekening mee houden….. Dat is geen verrassing toch, eigenlijk weten we dat allemaal wel maar houden we er ook daadwerkelijk rekening mee?

Ik heb een tijd geleden besloten om dat wat ik denk en vind waar te laten worden door het met anderen die ik vertrouw te delen en dat heeft me geholpen. Geholpen om feedback te krijgen, aanvullingen, bevestigingen, pushback…. waardoor ik kon reflecteren op wat ik echt dacht en vond. Zo kon ik mijn gedachten aanpassen, verbeteren, uitbreiden en daarmee ook mijn perspectief verbreden. Ik ging meer zien, meer ontdekken en werd me meer bewust van van alles vanuit een breder gezichtspunt. Bijzonder nietwaar, want het is een heel communicatieve manier van leren van en met elkaar door te delen.

De belangrijkste ontdekking die ik daarbij deed echter was het feit dat ik door opener te zijn ontdekte dat wat ik dacht meer waar ging worden voor mezelf en anderen. Waardoor er zeer interessante gesprekken ontstonden en bleek dat er vaak meer mogelijk was dat ik dacht omdat anderen met me mee gingen denken in positieve zin. Ik ging dan ook steeds meer samen met anderen voor elkaar te krijgen.

Alles dat je uitspreekt mag en kan waar worden!

Daarentegen kan alles wat je niet uitspreekt leiden tot frustraties.

Waarom?

Omdat we ons niet altijd bewust zijn van de onuitgesproken verwachtingen die we wel hebben. Een ander kan daar dan geen rekening me houden, immers die weet nergens van. Vaak is het gevolg dat “het grote ongeduld” dan toeslaat omdat je wel verwachtingen hebt die helaas niet waargemaakt worden.
Ook kan het gevolg zijn dat je in “de wachtstand” komt te staan doordat je denkt dat een ander niets van je verwacht, een soort van zelf opgelegde beperking zou je kunnen zeggen. Ook dat kan frustrerend zijn omdat er op deze wijze geen beweging ontstaat.

Mijn tip is dus…. wil je beweging?
Laat dan dat wat je denkt waar worden door het in alle kwetsbaarheid uit te spreken!

waarheid

Geplaatst in Communicatie, samenwerken, waarheid | Tags: , , , , , , | 5 reacties

Samenwerking organiseren is een kwaliteit (1)

Ik las een tijd geleden het boek van André Wierdsma en daar vielen me de woorden “naar de plek der moeite gaan” op. Uit eigen ervaring heb ik geleerd hoe relevant het is om dat te doen. Door te luisteren met oprechte interesse naar wat een ander denkt, vindt, hoe die naar de werkeld om hem/haar heen kijkt heb ik gemerkt dat ik mijn eigen perspectief kan verbreden. Door de ogen van een ander zie ik dan ineens meer.

Het is een voorrecht als een ander me zo dichtbij laat komen dat ik door de ogen van die ander naar de wereld mag kijken. Ik heb gemerkt dat de belangrijkste vaardigheid die ik daarbij inzet mijn oprechte nieuwsgierigheid is. Vanuit die nieuwsgierigheid probeer ik de ander zonder vooroordeel te begrijpen en daarvoor stel ik geen vragen maar vat ik steeds in de woorden van de ander samen wat de essentie is van wat ik heb gehoord. In de praktijk blijkt die samenvatting door de ander als uitnodiging te worden ervaren om meer informatie toe te voegen, maar dan wel steeds verder verdiepende informatie.

De plek der moeite ervaar ik soms als ik de ander samenvat in woorden die ik zelf nooit zou gebruiken. Het bijzondere is dat dat er juist wel voor zorgt dat ik de betekenis ga beleven van een andere waarheid die er ook is. Door die woorden van de ander beleef ik zijn/haar waarheid en voel ik soms ook beter aan vanuit welk perspectief er gekeken en gedacht wordt.

img_1881-1

 

De samenvatting die ik geef is heel eenvoudig en begint met de woorden:

  • Ik hoor je zeggen…..
  • Ik zie je daarbij…..

Komt er dan meer informatie los dan voeg ik er soms aan toe:

  • En ik voel….., of
  • En ik denk…….

 

Het meest bijzonder is dat we ons samen meer op elkaar afgestemd weten na zo’n gesprek, er ontstaat meer vertrouwen en rust om ons beider denken samen te voegen in de richting van een breder perspectief met meer alternatieve handelingsmogelijkheden.

Probeer het maar eens, je zult verrast worden.

Was het deze keer over wat je zelf als individu kunt doen om samenwerking te kunnen organiseren, de volgende keer vertel ik meer over hoe je dat in een groep kunt bewerkstelligen.

Geplaatst in 2beffective methode, effectiviteit, Leiderschap, samenwerken | Tags: , , , , , , , , | 1 reactie

De Power van MIA!

kracht van miaDeze week had ik een aantal gesprekken waarbij me opviel dat er op het moment iets aan het veranderen is in de onderlinge relaties tussen medewerkers.

Er wordt meer initiatief van individuele medewerkers gevraagd. Organisaties willen plattere structuren met meer verantwoordelijkheden zo laag mogelijk in de organisatie. En wat doet dat met de individuele medewerker?

In de coachgesprekken die ik deze week had kwam bij herhaling naar voren dat mijn coachees zich beperkt voelen door hun collega’s.

Vragen die ze hadden waren de volgende:

Wat doe ik als ik een afspraak met een collega maak dat die iets zal aanleveren wat hij/zij vervolgens niet doet? Dat zorgt ervoor dat ik mijn afspraken niet na kan komen! Maar ik wil ook geen verklikker zijn en mijn collega op de schopstoel zetten.

Ik hoor van twee collega’s van wiens samenwerking ik afhankelijk ben dat ze het niet met elkaar eens zijn en ieder besluiten om hun eigen gang te gaan. Wat kan ik daaraan doen? Ik weet dan niet waar ik aan toe ben en wat ik daarmee moet! Zo kom ik in de problemen waar ik niets aan kan doen.

Ik heb met twee functionarissen te maken die op elkaars stoel gaan zitten. Dat is voor mij heel verwarrend. Naar wie moet ik nu luisteren?

De baas van mijn baas komt mij steeds vertellen wat ik moet doen en dat is anders dan de instructie die ik van mijn manager krijg. Hoe ga ik daarmee om? Zo kan ik het nooit goed doen volgens mij.

Dit zijn een paar voorbeelden van vragen zoals ik die kreeg. Het lastige is dat als je verantwoordelijkheid wilt nemen, dat je dan wel heldere doelstellingen nodig hebt. En wat doe je nu als je die niet hebt?

Dan gebruik je de “Power van MIA”, en ik zal toelichten wat ik daarmee bedoel.

We gebruiken de woorden macht, autoriteit en invloed vaak alsof het synoniemen zijn. Maar het zijn geen synoniemen.

Macht is de macht om iets wel en niet te doen. Een manager heeft de macht om iemand te belonen en te straffen, maar die macht hoeft hij niet te gebruiken. Het is een keus om die macht in te zetten. Als een manager je iets vraagt te doen dan ik het jouw macht om aan te geven of je dat wel en niet kan en/of wilt doen. Het is zelfs jouw macht om ja te zeggen en nee te doen, waarmee je dan eigenlijk in …. agressie beland (het gaat over gebruik van macht en machtstrijd).

Invloed is de mogelijkheid die je hebt om je kennis, inzicht en ervaring met anderen te delen om daarmee invloed te hebben op het denken, doen en laten van anderen. Anderen kunnen zo van jou leren en daarmee bepaal je dan mede wat er nu en in de toekomst kan gebeuren. Je invloed aanwenden zorgt ervoor dat er meer bewuste keuzes gemaakt kunnen worden omdat je je kennis verspreid. Op dezelfde manier kun jij zo ook van anderen leren door je door hen te laten beïnvloeden (het gaat over invloed hebben en beïnvloed worden).

Autoriteit is de autoriteit die bij je functionele positie behoort en de daarbij behorende expertise die je wordt veronderstelt te vertegenwoordigen. Je bent een autoriteit op dat gebied. Als jij de specialist bent om een bepaalde machine te bedienen dan ben jij de autoriteit die weet hoe die machine behandelt dient te worden. Jij weet waar je het over hebt en anderen weten dat. Gaan mensen bijvoorbeeld langs je heen als het over die machine gaat dan weet je je niet gerespecteerd in je autoriteit (het gaat hierbij over respect en respectloosheid).

Ga je het al herkennen?

Want wat gebeurt er nu als je alledrie de aspecten met elkaar gaat verbinden?

Dan kies je er bijvoorbeeld bewust voor (gebruik van je macht) om je kennis te delen (invloed te hebben) om op die manier te laten zien dat je de expertise (autoriteit) hebt waar anderen van op aan kunnen. Dat is pas krachtig!

Heel anders dan bijvoorbeeld zeggen hoe iets door anderen gedaan moet worden (machtige autoriteit). Of op grond van je functie iets weigeren (autoritaire macht inzetten).

De meeste mensen hebben een preferente eerste voorkeur, en een van de drie aspecten die het minst de aandacht krijgt. Zo kreeg een van mijn coachees deze week het inzicht dat hij zijn invloed bijna niet gebruikte  maar wel zijn macht en autoriteit. De anderen deden echter niet wat hij steeds vroeg en hij voelde zich niet gerespecteerd. Hij ging zien dat het van belang is om vaker eerst zijn invloed in te zetten, gewoon rustig zijn kennis, inzicht en ervaring delen zonder te zeggen dat het zo en zo moet. Hij gaf aan dat hij zo ook zelfs de kennis en ervaring van anderen kan delen en inbrengen ter lering en vermaak van alle mensen waar hij mee werkt en daarmee gaat hij de komende tijd aan de slag.

Hoe zit dat bij jou?

Welk aspect van MIA heeft jou eerste voorkeur?

Welke zet jij minder in en zou je wellicht wat meer aandacht kunnen gaan geven om effectiever te zijn?

Heb je nog vragen stel ze dan gerust, een antwoord volgt meestal na het weekend.

Bijgewerkt: 28 september 2017

Geplaatst in Communicatie, effectiviteit, Leiderschap, Uncategorized, Zelfrealisatie | Tags: , , , , , , | Een reactie plaatsen

In de schoenen van een ander gaan staan…. hoe lastig is dat?

Onder de pagina “materiaal” staat een artikel dat ik heb geschreven ter ondersteuning van de training responsieve communicatie. Dat artikel gaat over de persoonsperspectieven, ik, jij en het.

stand in shoesTijdens de training blijkt steeds weer hoe eenvoudig het lijkt en we denken dat het is om je in de schoenen van een ander te verplaatsen. Tegelijkertijd blijkt ook steeds weer dat wat zo eenvoudig lijkt heel erg lastig blijkt te zijn.

Om je in de schoenen van een te verplaatsen is het essentieel dat je je eigen mening op kunt schorten. Ja …. en laat dat nou heel erg lastig zijn. Vaak zijn we ons er niet eens bewust van dat we ons oordeel al klaar hebben en toepassen voordat we er erg in hebben.

Een van de belangrijke technieken die je in de training Responsieve Communicatie leert is die van het samenvatten. Nu zul je denken, dat kan ik wel. Tja en dan durf ik je te vragen: “Is dat wel zo?” Hoe goed ben je in staat om oordeelloos te luisteren naar wat een ander vertelt? Vaak horen we maar de helft van wat een ander zegt, en die helft is dan meestal ook nog eens alleen dat wat we herkennen, dus al kennen van onszelf. Hoezo… luisteren?!

Het is een bekend verschijnsel waar we allemaal last van hebben, we zijn eigenlijk steeds op zoek naar (h)erkenning en dat is de reden waarom we horen wat we al kennen en niet wat we nog niet kennen. Dat wat we niet kennen is juist veel lastiger om te kunnen horen terwijl als je erover nadenkt het juist ook vele malen interessanter is. Als je dat kunt horen wat je nog niet kent, dan verbreed je je perspectief en leer je dus. Als je alleen maar hoort wat je al kent is 1+1 nog steeds 1. Maar als je hoort wat je nog niet kent dan wordt 1+1 ineens minstens 2.

Probeer maar eens bewust samen te vatten wat een ander zegt als je met iemand in gesprek bent. Let er dan maar eens op hoe je waarschijnlijk in de valkuil trapt om samen te vatten in je eigen woorden (dat is dan dus toch weer je eigen perspectief). Doe dat samenvatten maar eens een keer in de woorden die de ander gebruikt. Dat is dé manier om te beleven hoe die ander kijkt, denkt en zich voelt. Als je dit echt bewust doet zul je ontdekken dat het “staan in de schoenen van de ander” (om het perspectief van de ander begrijpen) dan ineens stukken duidelijker en ook makkelijker wordt.

Een heel interessante bijkomstigheid is bovendien ook dat de ander zich oprecht gezien, gehoord én nog wel het allerbelangrijkste, gerespecteerd weet. Zo is de vaardigheid van het samenvatten van groot belang bij het bouwen aan (samenwerkings)relaties.

Ik wens je veel succes met het toepassen.

 

Geplaatst in Uncategorized | Een reactie plaatsen

LEREN CREËREND WERKEN

Reflectie methode

Ben je met een ontwikkel of verandertraject gestart, individueel of met een team, dan leert de ervaring dat het waardevol is om tussentijds, herhaaldelijk, in de actie een “pas-op-de-plaats” te maken. De 2beffective® methode noemt dat een In Actie Terugblik  (IAT).

Daarnaast wordt ook de In Actie Vooruitblik (IAV) herkent. Daarbij sta je bewust stil om, nadat je terug hebt  gekeken, met het nieuwe inzicht van wat je van de IAT geleerd hebt gegeven de huidige situatie weer mee verder wil als je vanaf nu vooruit kijkt.
Het is een praktische en professionele wijze van evalueren om met nieuwe ervaring en voortschrijdend inzicht flexibel te anticiperen op nieuwe omstandigheden en inzichten. Het verhoogt de kwaliteit en effect van je acties en motiveert je om op de ingeslagen weg door te gaan.

VOORTSCHRIJDEND INZICHT VOOR JE LATEN WERKEN

Pas op de plaats om te weten waar je staat en hoe je verder wilt – In Actie Terugblik 

KAPITALISEREN OP ERVARINGEN

Wanneer je terugblikt ga je in gedachten terug naar een bepaald herkenbaar moment in tijd (start, moment van vorige IAT/IAV of een pregnante gebeurtenis).

Stel jezelf dan achtereenvolgens de volgende vragen, werk ze een voor een voor jezelf uit:

1.      Wat had jij je voorgenomen om mee aan de slag te gaan?
2.      Waar heb jij de afgelopen periode aan gewerkt?
3.      Wat heb je concreet gedaan?
4.      Wat is het effect daarvan tot nu toe geweest? En wat ervaar je daarin als positief en/of negatief?
5.      Wat is blijven hangen van de laatste individuele of team sessie? (indien relevant)
6.      Wat is je aan het ontglippen van wat je je had voorgenomen?

Wat werkte goed en wat laat je achter?

Zo krijg je voor je zelf helder:

1.      Of je doel nog helder en/of bijstelling nodig heeft gegeven de inzichten die je nu hebt.
2.      Of wat je hebt gedaan past bij wat je wilt bereiken.
3.      In welke mate de geplande acties ook het gewenste effect hebben: wat werkte goed en neem je mee in de volgende stap. Wat je met dat inzicht beter achter kan laten en/of anders zou kunnen aanpakken,
4.      Welke onderwerpen wellicht nog verdieping nodig hebben,
5.      Welke onderwerpen mogelijk hernieuwde aandacht nodig hebben.

Ga dit eerst voor je zelf na en bespreek het daarna door met een ander, bijvoorbeeld de persoon die je ondersteunt, of in het geval van een teamtraject met een van je collega’s.

Je kunt dit ook met het hele team doen als ieder eerst alle vragen (individueel) voor zichzelf beantwoord. Zodra je dit gelijk in het team bespreekt verdwijnen de verschillen omdat er dan al een afstemmingsproces in gang gezet wordt. Om het best gebruik van alle verschillende inzichten te maken, en om daarvan te leren is het het meest interessante om zonder commentaar naar elkaar te luisteren. Vanuit wat ieder bij de verschillende vragen denkt, zul je ontdekken dat de verschillen en overeenkomsten heel interessant, verrijkend en verheldert zijn. Zo levert het altijd nieuwe inzichten op. Immers verschillende mensen verschillende ideeën. Volg verder de uitgangspunten voor IAT-IAV in teamverband.

MET VOORTSCHRIJDEND INZICHT CREËREN- In Actie Vooruitblik 

Na een In Actie Terugblik heb je inzicht in wat wel en wat niet werkt om je doel te bereiken en dat doel eventueel bij te stellen. Met die kennis en ervaring kun je vooruit kijken.

Stel je zelf dan de volgende vragen:

In Actie Vooruitblik

1.       Wat is je doel en wat is, gegeven wat je nu weet, eventueel nodig om daarin bij te stellen?
2.       Wat moet er gedaan worden om afgestemd met je omgeving verder aan de slag te kunnen gaan om je doel te bereiken?
3.       Wat zou er volgens jou als volgende stap bereikt moeten worden?
4.       Wat zou er moeten “blijven hangen” van die volgende stap? En waarvoor ben je bang dat het je zal ontglippen? Wat is er voor nodig om dat te voorkomen?
5.       Wanneer denk je dat de volgende IAT weer gehouden moet worden?

Ga dit eerst voor je zelf na en bespreek het daarna de persoon die je ondersteunt, of in het geval van een teamtraject met een collega’s.

Wat moet er als volgende stap bereikt worden?

Ook deze stap kan met een team gedaan worden. Daarbij geldt dan net als bij de IAT, maak gebruik van de verschillende individuele inzichten van het team door ieder de vragen eerst voor zichzelf de vragen uit te werken alvorens ze in het team te bespreken. Bespreek ze zodanig dat alle verschillende ideeën door ieder gehoord kunnen worden om ze zoveel mogelijk met elkaar te integreren. Volg verder de uitgangspunten voor IAT-IAV in teamverband

Uitgangspunten voor IAT en IAV in teamverband

In actie uitgangspunten

Als je met elkaar terug of vooruitblikt hanteer dan de volgende uitgangspunten:

  • Ieders perspectief is relevant
  • Iedere mening wordt gerespecteerd en serieus genomen
  • Iedere observatie is waar
  • Accepteer zoals het nu is

En ook:

  • Vraag door naar het perspectief van de ander, pas Responsieve Communicatie toe, en stel je mening nog even uit
  • Ga na of ieder zijn/haar perspectief gedeeld heeft
  • Of je met elkaar niets vergeten bent

Dat helpt je om vanuit verschillende perspectieven een completer beeld te verkrijgen m.b.t. de terugblik en zo veel mogelijk inzichten te benutten bij het vooruitkijken.

Wil je hiermee aan de slag dan is mijn advies om het gewoon te gaan doen. Eventueel kan 2bcoaching je bij de aanvang ondersteunen maar onze manier van werken daar is er een om ervoor te zorgen dat je het zelf zonder ons kunt.

Dit is een samenvatting van het artikel dat Trudy van den Berg publiceerde in het Coachingtechnieken boek.

Geplaatst in Uncategorized | Een reactie plaatsen

GO – KIT voor het managen van randvoorwaarden vanuit Strategisch perspectief

Inleiding
Als manager ben je verantwoordelijk voor het realiseren van de doelen van je afdeling, binnen de strategische doelstellingen van je bedrijf of organisatie. Afdelingsdoelen worden gerealiseerd door medewerkers voor wie jij, als leidinggevende, verantwoordelijk bent, en/of door medewerkers van andere afdelingen, en/of met diensten van derden.

De uitdaging voor een leidinggevende is om middels het managen van de tactiek te sturen op het behalen van de doelen, terwijl die de uitvoering (operatie) daarvan overlaat aan de medewerkers, de professionals, in hun eigen vakgebied. Afhankelijk van de complexiteit en de voorspelbaarheid van de te realiseren doelen, worden deze vertaald naar routinematige, ad hoc of in project georganiseerde activiteiten.

Hoe je het ook organiseert, uiteindelijk wil je dat de doelen gerealiseerd worden en wil jij, als leidinggevende, tijd en aandacht hebben om alle activiteiten op strategisch niveau te volgen en (bij) te sturen, terwijl je afgestemd wilt blijven op de missie en visie waar jouw bedrijf of organisatie voor staat.

Maar hoe voorkom je dat je alsnog betrokken wordt in allerlei operationele problemen die je af houden van aandacht voor de strategische doelstellingen van de afdeling en de organisatie als geheel?

Gefaseerde besluitvorming en een integrale beheersing van tijds-, geld-, kwaliteits-, informatie- en organisatieaspecten zijn daarbij essentieel.

Deze 2beffective® handreiking/module beschrijft de zogenoemde GO-KIT: het belang van het beheersen van tijds-, geld-, kwaliteits-, informatie- en organisatieaspecten.
Daar voegen we communicatie aan toe. Geen beheersaspect, maar van essentieel belang voor het uitwisselen van informatie tussen medewerker en leidinggevende.

Uitdaging voor de leidinggevende: tactisch sturen op het behalen van doelen!
Hoe voorkom je dat je alsnog betrokken wordt in allerlei operationele problemen die je af houden van aandacht voor de strategische doelstellingen van de afdeling en de organisatie als geheel?

Door de strategische doelen van een afdeling te vertalen naar heldere afspraken over tactische randvoorwaarden en middelen met de medewerkers en coördinatoren in de operatie, kun jij als manager operationele taken die de verantwoordelijkheid zijn van professionele medewerkers gemakkelijker los laten en meer taken delegeren. Dat voorkomt extra “apen op je nek” en geeft de medewerker de kans om te kunnen doen wat hij of zij leuk vindt en goed in is.

Je kunt de beheersaspecten van de GO-KIT zeer formeel hanteren en alles vastleggen in procedures en regels. Je kunt zo ver gaan dat je op organisatieniveau de projectmethodiek vastlegt en een gemeenschappelijke en formele systematiek vastleggen en afdwingen. Denk aan bijvoorbeeld Prince 2.

Gezien de overhead en de investeringen die dat vereist, is een gemeenschappelijke formele systematiek alleen zinvol voor organisaties die complexe producten met muldisciplinaire teams projectmatig realiseren en/of de resultaten exact moeten reproduceren. Voor kleine projecten met een beperkt aantal medewerkers binnen een afdeling kun je pragmatisch te werk gaan, maar het maken van afspraken over de beheersaspecten om effectief te werken en onderling eenduidig afgestemd te blijven, blijft belangrijk.

Als leidinggevende kun je daarbij systematisch de GO-KIT beheersaspecten toepassen, waarbij je continue de koppeling tussen afdelingsdoelen en projectdoelen waarborgt. Houd daarbij rekening dat je je als leidinggevende niet bezighoudt met de concrete vertaling naar de uitvoering. Beperk je tot het benoemen en afspreken van randvoorwaarden en kaders waarbinnen de uitvoering plaatsvindt. Zo beperk je je als leidinggevende tot de tactische randvoorwaarden.

Houd hierbij helder in beeld: het doel van een project of activiteit; welk probleem lossen we hiermee op en/of welke functionaliteit wordt hiermee gecreëerd (en wat NIET).

Om de realisatie van eenduidig geformuleerde gestelde doelen te beheersen (volgen en bijsturen) kun je onderstaande GO-KIT-checklist hanteren. We beperken dit tot projectniveau.
Het eerste item is alleen van belang voor de leidinggevende op strategisch niveau. De overige punten zijn van belang voor de medewerker/coördinator met wie afspraken op projectniveau worden gemaakt.

GO-KIT
De meest belangrijke beheersaspecten vormen de GO-KIT: Geld, Organisatie, Kwaliteit, Informatie, Tijd.

Geld : Zorgt voor het financieel verantwoord/doelmatig kunnen uitvoeren van alle (project)activiteiten zodat het projectresultaat rendabel is

Organisatie : Zorgt voor het (kunnen) uitvoeren van alle (project)activiteiten met de daarvoor verantwoordelijke en bevoegde personen zodat het projectresultaat formeel geaccepteerd wordt

Kwaliteit : Zorgt voor het doelgericht kunnen uitvoeren van alle projectactiviteiten zodat het resultaat goed genoeg is

Informatie : Zorgt voor het eenduidig kunnen uitvoeren van alle projectactiviteiten zodat iedereen weet wat van hem/haar verwacht wordt en het resultaat reproduceerbaar is

Tijd : Zorgt voor het tijdig kunnen uitvoeren van alle projectactiviteiten zodat het projectresultaat op tijd gereed is

Effectieve communicatie is nodig om bovenstaande beheersaspecten uit te wisselen tussen alle belanghebbenden. Dus niet alleen opdrachtgever en opdrachtnemer, maar allen die bijdragen aan of belang hebben bij het resultaat.

Uit: GO – KIT voor het managen van randvoorwaarden vanuit Strategisch perspectief
© 2010 ir. Frans Speelman en Trudy van den Berg MLD, 2bcoaching

Literatuur

[1] Wijnen, I., Renes, W. en Storm, P. (2006) Projectmatig werken. Utrecht: Spectrum

[2] Bos, J. Harting, E.(1998) Projectmatig creëren. Schiedam: Scriptum Books

Geplaatst in Uncategorized | 1 reactie