In de schoenen van een ander gaan staan…. hoe lastig is dat?

Onder de pagina “materiaal” staat een artikel dat ik heb geschreven ter ondersteuning van de training responsieve communicatie. Dat artikel gaat over de persoonsperspectieven, ik, jij en het.

stand in shoesTijdens de training blijkt steeds weer hoe eenvoudig het lijkt en we denken dat het is om je in de schoenen van een ander te verplaatsen. Tegelijkertijd blijkt ook steeds weer dat wat zo eenvoudig lijkt heel erg lastig blijkt te zijn.

Om je in de schoenen van een te verplaatsen is het essentieel dat je je eigen mening op kunt schorten. Ja …. en laat dat nou heel erg lastig zijn. Vaak zijn we ons er niet eens bewust van dat we ons oordeel al klaar hebben en toepassen voordat we er erg in hebben.

Een van de belangrijke technieken die je in de training Responsieve Communicatie leert is die van het samenvatten. Nu zul je denken, dat kan ik wel. Tja en dan durf ik je te vragen: “Is dat wel zo?” Hoe goed ben je in staat om oordeelloos te luisteren naar wat een ander vertelt? Vaak horen we maar de helft van wat een ander zegt, en die helft is dan meestal ook nog eens alleen dat wat we herkennen, dus al kennen van onszelf. Hoezo… luisteren?!

Het is een bekend verschijnsel waar we allemaal last van hebben, we zijn eigenlijk steeds op zoek naar (h)erkenning en dat is de reden waarom we horen wat we al kennen en niet wat we nog niet kennen. Dat wat we niet kennen is juist veel lastiger om te kunnen horen terwijl als je erover nadenkt het juist ook vele malen interessanter is. Als je dat kunt horen wat je nog niet kent, dan verbreed je je perspectief en leer je dus. Als je alleen maar hoort wat je al kent is 1+1 nog steeds 1. Maar als je hoort wat je nog niet kent dan wordt 1+1 ineens minstens 2.

Probeer maar eens bewust samen te vatten wat een ander zegt als je met iemand in gesprek bent. Let er dan maar eens op hoe je waarschijnlijk in de valkuil trapt om samen te vatten in je eigen woorden (dat is dan dus toch weer je eigen perspectief). Doe dat samenvatten maar eens een keer in de woorden die de ander gebruikt. Dat is dé manier om te beleven hoe die ander kijkt, denkt en zich voelt. Als je dit echt bewust doet zul je ontdekken dat het “staan in de schoenen van de ander” (om het perspectief van de ander begrijpen) dan ineens stukken duidelijker en ook makkelijker wordt.

Een heel interessante bijkomstigheid is bovendien ook dat de ander zich oprecht gezien, gehoord én nog wel het allerbelangrijkste, gerespecteerd weet. Zo is de vaardigheid van het samenvatten van groot belang bij het bouwen aan (samenwerkings)relaties.

Ik wens je veel succes met het toepassen.

 

Advertenties
Geplaatst in Uncategorized | Een reactie plaatsen

LEREN CREËREND WERKEN

Reflectie methode

Ben je met een ontwikkel of verandertraject gestart, individueel of met een team, dan leert de ervaring dat het waardevol is om tussentijds, herhaaldelijk, in de actie een “pas-op-de-plaats” te maken. De 2beffective® methode noemt dat een In Actie Terugblik  (IAT).

Daarnaast wordt ook de In Actie Vooruitblik (IAV) herkent. Daarbij sta je bewust stil om, nadat je terug hebt  gekeken, met het nieuwe inzicht van wat je van de IAT geleerd hebt gegeven de huidige situatie weer mee verder wil als je vanaf nu vooruit kijkt.
Het is een praktische en professionele wijze van evalueren om met nieuwe ervaring en voortschrijdend inzicht flexibel te anticiperen op nieuwe omstandigheden en inzichten. Het verhoogt de kwaliteit en effect van je acties en motiveert je om op de ingeslagen weg door te gaan.

VOORTSCHRIJDEND INZICHT VOOR JE LATEN WERKEN

Pas op de plaats om te weten waar je staat en hoe je verder wilt – In Actie Terugblik 

KAPITALISEREN OP ERVARINGEN

Wanneer je terugblikt ga je in gedachten terug naar een bepaald herkenbaar moment in tijd (start, moment van vorige IAT/IAV of een pregnante gebeurtenis).

Stel jezelf dan achtereenvolgens de volgende vragen, werk ze een voor een voor jezelf uit:

1.      Wat had jij je voorgenomen om mee aan de slag te gaan?
2.      Waar heb jij de afgelopen periode aan gewerkt?
3.      Wat heb je concreet gedaan?
4.      Wat is het effect daarvan tot nu toe geweest? En wat ervaar je daarin als positief en/of negatief?
5.      Wat is blijven hangen van de laatste individuele of team sessie? (indien relevant)
6.      Wat is je aan het ontglippen van wat je je had voorgenomen?

Wat werkte goed en wat laat je achter?

Zo krijg je voor je zelf helder:

1.      Of je doel nog helder en/of bijstelling nodig heeft gegeven de inzichten die je nu hebt.
2.      Of wat je hebt gedaan past bij wat je wilt bereiken.
3.      In welke mate de geplande acties ook het gewenste effect hebben: wat werkte goed en neem je mee in de volgende stap. Wat je met dat inzicht beter achter kan laten en/of anders zou kunnen aanpakken,
4.      Welke onderwerpen wellicht nog verdieping nodig hebben,
5.      Welke onderwerpen mogelijk hernieuwde aandacht nodig hebben.

Ga dit eerst voor je zelf na en bespreek het daarna door met een ander, bijvoorbeeld de persoon die je ondersteunt, of in het geval van een teamtraject met een van je collega’s.

Je kunt dit ook met het hele team doen als ieder eerst alle vragen (individueel) voor zichzelf beantwoord. Zodra je dit gelijk in het team bespreekt verdwijnen de verschillen omdat er dan al een afstemmingsproces in gang gezet wordt. Om het best gebruik van alle verschillende inzichten te maken, en om daarvan te leren is het het meest interessante om zonder commentaar naar elkaar te luisteren. Vanuit wat ieder bij de verschillende vragen denkt, zul je ontdekken dat de verschillen en overeenkomsten heel interessant, verrijkend en verheldert zijn. Zo levert het altijd nieuwe inzichten op. Immers verschillende mensen verschillende ideeën. Volg verder de uitgangspunten voor IAT-IAV in teamverband.

MET VOORTSCHRIJDEND INZICHT CREËREN- In Actie Vooruitblik 

Na een In Actie Terugblik heb je inzicht in wat wel en wat niet werkt om je doel te bereiken en dat doel eventueel bij te stellen. Met die kennis en ervaring kun je vooruit kijken.

Stel je zelf dan de volgende vragen:

In Actie Vooruitblik

1.       Wat is je doel en wat is, gegeven wat je nu weet, eventueel nodig om daarin bij te stellen?
2.       Wat moet er gedaan worden om afgestemd met je omgeving verder aan de slag te kunnen gaan om je doel te bereiken?
3.       Wat zou er volgens jou als volgende stap bereikt moeten worden?
4.       Wat zou er moeten “blijven hangen” van die volgende stap? En waarvoor ben je bang dat het je zal ontglippen? Wat is er voor nodig om dat te voorkomen?
5.       Wanneer denk je dat de volgende IAT weer gehouden moet worden?

Ga dit eerst voor je zelf na en bespreek het daarna de persoon die je ondersteunt, of in het geval van een teamtraject met een collega’s.

Wat moet er als volgende stap bereikt worden?

Ook deze stap kan met een team gedaan worden. Daarbij geldt dan net als bij de IAT, maak gebruik van de verschillende individuele inzichten van het team door ieder de vragen eerst voor zichzelf de vragen uit te werken alvorens ze in het team te bespreken. Bespreek ze zodanig dat alle verschillende ideeën door ieder gehoord kunnen worden om ze zoveel mogelijk met elkaar te integreren. Volg verder de uitgangspunten voor IAT-IAV in teamverband

Uitgangspunten voor IAT en IAV in teamverband

In actie uitgangspunten

Als je met elkaar terug of vooruitblikt hanteer dan de volgende uitgangspunten:

  • Ieders perspectief is relevant
  • Iedere mening wordt gerespecteerd en serieus genomen
  • Iedere observatie is waar
  • Accepteer zoals het nu is

En ook:

  • Vraag door naar het perspectief van de ander, pas Responsieve Communicatie toe, en stel je mening nog even uit
  • Ga na of ieder zijn/haar perspectief gedeeld heeft
  • Of je met elkaar niets vergeten bent

Dat helpt je om vanuit verschillende perspectieven een completer beeld te verkrijgen m.b.t. de terugblik en zo veel mogelijk inzichten te benutten bij het vooruitkijken.

Wil je hiermee aan de slag dan is mijn advies om het gewoon te gaan doen. Eventueel kan 2bcoaching je bij de aanvang ondersteunen maar onze manier van werken daar is er een om ervoor te zorgen dat je het zelf zonder ons kunt.

Dit is een samenvatting van het artikel dat Trudy van den Berg publiceerde in het Coachingtechnieken boek.

Geplaatst in Uncategorized | Een reactie plaatsen

GO – KIT voor het managen van randvoorwaarden vanuit Strategisch perspectief

Inleiding
Als manager ben je verantwoordelijk voor het realiseren van de doelen van je afdeling, binnen de strategische doelstellingen van je bedrijf of organisatie. Afdelingsdoelen worden gerealiseerd door medewerkers voor wie jij, als leidinggevende, verantwoordelijk bent, en/of door medewerkers van andere afdelingen, en/of met diensten van derden.

De uitdaging voor een leidinggevende is om middels het managen van de tactiek te sturen op het behalen van de doelen, terwijl die de uitvoering (operatie) daarvan overlaat aan de medewerkers, de professionals, in hun eigen vakgebied. Afhankelijk van de complexiteit en de voorspelbaarheid van de te realiseren doelen, worden deze vertaald naar routinematige, ad hoc of in project georganiseerde activiteiten.

Hoe je het ook organiseert, uiteindelijk wil je dat de doelen gerealiseerd worden en wil jij, als leidinggevende, tijd en aandacht hebben om alle activiteiten op strategisch niveau te volgen en (bij) te sturen, terwijl je afgestemd wilt blijven op de missie en visie waar jouw bedrijf of organisatie voor staat.

Maar hoe voorkom je dat je alsnog betrokken wordt in allerlei operationele problemen die je af houden van aandacht voor de strategische doelstellingen van de afdeling en de organisatie als geheel?

Gefaseerde besluitvorming en een integrale beheersing van tijds-, geld-, kwaliteits-, informatie- en organisatieaspecten zijn daarbij essentieel.

Deze 2beffective® handreiking/module beschrijft de zogenoemde GO-KIT: het belang van het beheersen van tijds-, geld-, kwaliteits-, informatie- en organisatieaspecten.
Daar voegen we communicatie aan toe. Geen beheersaspect, maar van essentieel belang voor het uitwisselen van informatie tussen medewerker en leidinggevende.

Uitdaging voor de leidinggevende: tactisch sturen op het behalen van doelen!
Hoe voorkom je dat je alsnog betrokken wordt in allerlei operationele problemen die je af houden van aandacht voor de strategische doelstellingen van de afdeling en de organisatie als geheel?

Door de strategische doelen van een afdeling te vertalen naar heldere afspraken over tactische randvoorwaarden en middelen met de medewerkers en coördinatoren in de operatie, kun jij als manager operationele taken die de verantwoordelijkheid zijn van professionele medewerkers gemakkelijker los laten en meer taken delegeren. Dat voorkomt extra “apen op je nek” en geeft de medewerker de kans om te kunnen doen wat hij of zij leuk vindt en goed in is.

Je kunt de beheersaspecten van de GO-KIT zeer formeel hanteren en alles vastleggen in procedures en regels. Je kunt zo ver gaan dat je op organisatieniveau de projectmethodiek vastlegt en een gemeenschappelijke en formele systematiek vastleggen en afdwingen. Denk aan bijvoorbeeld Prince 2.

Gezien de overhead en de investeringen die dat vereist, is een gemeenschappelijke formele systematiek alleen zinvol voor organisaties die complexe producten met muldisciplinaire teams projectmatig realiseren en/of de resultaten exact moeten reproduceren. Voor kleine projecten met een beperkt aantal medewerkers binnen een afdeling kun je pragmatisch te werk gaan, maar het maken van afspraken over de beheersaspecten om effectief te werken en onderling eenduidig afgestemd te blijven, blijft belangrijk.

Als leidinggevende kun je daarbij systematisch de GO-KIT beheersaspecten toepassen, waarbij je continue de koppeling tussen afdelingsdoelen en projectdoelen waarborgt. Houd daarbij rekening dat je je als leidinggevende niet bezighoudt met de concrete vertaling naar de uitvoering. Beperk je tot het benoemen en afspreken van randvoorwaarden en kaders waarbinnen de uitvoering plaatsvindt. Zo beperk je je als leidinggevende tot de tactische randvoorwaarden.

Houd hierbij helder in beeld: het doel van een project of activiteit; welk probleem lossen we hiermee op en/of welke functionaliteit wordt hiermee gecreëerd (en wat NIET).

Om de realisatie van eenduidig geformuleerde gestelde doelen te beheersen (volgen en bijsturen) kun je onderstaande GO-KIT-checklist hanteren. We beperken dit tot projectniveau.
Het eerste item is alleen van belang voor de leidinggevende op strategisch niveau. De overige punten zijn van belang voor de medewerker/coördinator met wie afspraken op projectniveau worden gemaakt.

GO-KIT
De meest belangrijke beheersaspecten vormen de GO-KIT: Geld, Organisatie, Kwaliteit, Informatie, Tijd.

Geld : Zorgt voor het financieel verantwoord/doelmatig kunnen uitvoeren van alle (project)activiteiten zodat het projectresultaat rendabel is

Organisatie : Zorgt voor het (kunnen) uitvoeren van alle (project)activiteiten met de daarvoor verantwoordelijke en bevoegde personen zodat het projectresultaat formeel geaccepteerd wordt

Kwaliteit : Zorgt voor het doelgericht kunnen uitvoeren van alle projectactiviteiten zodat het resultaat goed genoeg is

Informatie : Zorgt voor het eenduidig kunnen uitvoeren van alle projectactiviteiten zodat iedereen weet wat van hem/haar verwacht wordt en het resultaat reproduceerbaar is

Tijd : Zorgt voor het tijdig kunnen uitvoeren van alle projectactiviteiten zodat het projectresultaat op tijd gereed is

Effectieve communicatie is nodig om bovenstaande beheersaspecten uit te wisselen tussen alle belanghebbenden. Dus niet alleen opdrachtgever en opdrachtnemer, maar allen die bijdragen aan of belang hebben bij het resultaat.

Uit: GO – KIT voor het managen van randvoorwaarden vanuit Strategisch perspectief
© 2010 ir. Frans Speelman en Trudy van den Berg MLD, 2bcoaching

Literatuur

[1] Wijnen, I., Renes, W. en Storm, P. (2006) Projectmatig werken. Utrecht: Spectrum

[2] Bos, J. Harting, E.(1998) Projectmatig creëren. Schiedam: Scriptum Books

Geplaatst in Uncategorized | Een reactie plaatsen

Communicatie en betekenisgeving in organisatieperspectief

Een organisatie heeft een missie, visie en daarvan afgeleide doelstellingen. Zo hebben afdelingen, teams en individuen in organisaties ook daarvan afgeleide doelstellingen geconcretiseerd in taken, verantwoordelijkheden en actiepunten.

In het algemeen is men gewend om vanuit strategisch oogpunt de doelen te bepalen waar men met de organisatie naar toe wil of welke problemen opgelost moeten worden. Van daaruit bepaalt men vervolgens de tactische randvoorwaarden waarbinnen op operationeel nivo de oplossingen mogen worden gerealiseerd (zie figuur). Dit is de Top-Down beweging. In de praktijk wordt de strategie ook van uit de operatie gevoed met ideeën uit de praktijk waardoor ook een Bottom-Up proces op gang komt.

Top-down benadering

De communicatie van dit proces vraagt veel van alle betrokkenen.

In ideale situaties zijn alle actiepunten van de verschillende medewerkers in een organisatie met elkaar verbonden en gefocust op de missie, visie en strategische doelstellingen van de organisatie. Net zoals met het telefoonspelletje van kinderen, gaat er in deze afstemming regelmatig iets mis. Het eerste kind in een kring krijgt een zinnetje in het oor gefluisterd wat dan vervolgens steeds aan de volgende (fluisterend) wordt doorgegeven, waarbij de laatste hardop zegt wat hij/zij gehoord heeft. Kinderen horen dan iets zeggen wat ze niet (her)kennen en geven het vervolgens aan een ander door, vanuit wat ze denken dat ze gehoord zouden moeten hebben, vanuit dat wat ze kennen.

Omdat diezelfde vertaalslag dan meerdere keren voorkomt en de verwarring steeds verder toeslaat is het eindresultaat, dat wat de laatste persoon zegt dat hij gehoord heeft, vaak totaal anders dan waarmee de eerste persoon is begonnen. Wat je niet kent, kun je niet plaatsen en herkennen, en daarmee ook niet doorgeven zoals het bedoeld is. In alle communicatie speelt betekenisgeving daarom een belangrijke rol.

Communicatie zonder het proces van betekenisgeving is informeren. Is de informatie nieuw en nog onbekend dan hoort daar dus altijd een proces van betekenisgeving bij, om ervoor te zorgen dat de informatie waardevol gaat worden, en voor de betrokkenen betekenis gaat krijgen. Tot die tijd is informatie zonder een duidelijke betekenis eigenlijk non-informatie.
Vervolgens is het van belang dat de communicatie wordt opgevolgd door een heldere taakverdeling. De gestelde doelen dienen te worden uitgewerkt in taken en verantwoordelijkheden met heldere actiepunten/taken voor alle betrokkenen. De GO-KIT zoals we die van projectmatig werken kennen kan heel behulpzaam zijn om de gestelde doelen tactisch effectief te managen.

bron: De input-output manager, Flip Vandendriessche, uitgeverij Lanno 2004
bewerkt in 2006 door 2bcoaching : ir. Frans Speelman, Trudy van den Berg MLD

Geplaatst in Uncategorized | Een reactie plaatsen

Angsten verstoppen geeft STRESS…… in je hoofd en in je lijf en emoties!

STRESSIn mijn vorige blog schreef ik over “Je angsten als raadgever” en dat het zinvol is om die angsten onder ogen te zien om te voorkomen dat ze je blokkeren.

Een aantal van mijn coachees vroegen me wat die angsten nu eigenlijk met je doen en daarom leek het me zinvol om hier ook eens aandacht aan te besteden. Behalve dat angsten je blokkeren heb ze ook een letterlijk blokkerend effect. Blokkades zetten zich vaak vast op een plek in je lijf:

  • in je spieren (je kent het toch wel de pijn onderin je rug, je schouder, je kuiten, hoofdpijn etc.). Iedereen heeft zijn eigen zwakke plek waar die zijn of haar stress in de spieren opslaat. Ga maar eens na voor jezelf waar die plek voor jou is!?
  • in je organen en lijf (de pijn aan je buik, een rommelende maag, verstopping, diarree, blaasontsteking, harde buik, keelontsteking etc.)

Het zijn allemaal signalen dat je lijf veel te verduren heeft, je wilt immers ergens niet aan wat er wel is. Die ontkenning vraagt zijn tol. Dat kun je soms een tijdje volhouden maar er komt een moment dat je lijf nog maar een ding kan doen om je te beschermen en dat is een complete “complete shut down“. Eerst krijg je aankondigingen met de signalen zoals hierboven beschreven,  dan gaat je weerstand naar beneden en je wordt daardoor sneller ziek.  En als je vervolgens niet naar al deze signalen luistert dan komt je lijf met grof geschut aan. Ik herinner me de telefoontjes nog van coachees:

“Trudy ik sta aan de kant van de weg en ik durf niet verder met mijn auto”.
“Ik hou het niet meer vol op het werk, iedere dag opstaan en naar het werk gaan… ik kan het niet meer zie er zo tegenop”.
“Ik krijg niets af, laat alles liggen, iedereen is ontevreden en ik nog het meest maar kom er niet doorheen”.
“Ik krijg hartkloppingen iedere morgen dat ik naar mijn werk moet”.
“Ik kan niks meer hebben, voel me overal door aangevallen en hoor in alles negatieve feedback”.
“Ik slaap niet meer, blijf maar malen over alles wat ik nog moet doen”.
“Mijn bloeddruk is ineens veel te hoog, ik moet aan de pillen”.
“De bedrijfsarts heeft me naar huis gestuurd omdat ik op iedereen boos wordt”.

(Herken je ze bij jezelf?)
Het klinkt zo simpel en zo is het eigenlijk ook. Dus luister naar de signalen van je lijf en emoties!

N.B. Onderzoek heeft laten zien dat zelfs tieners al met stress kampen en dat het bij velen tot chronische burn-out aan het leiden is.

Geplaatst in Hier-en-nu, Ontblokken, Uncategorized, Zelfrealisatie, Zelfreflectie | Tags: , , , , , , , , , , | Een reactie plaatsen

Je angsten als raadgever?

angstenDe laatste tijd hoor ik steeds meer coachees praten over hun angsten. De angst dat ze niet goed genoeg zijn, de angst om ontslagen te worden, om niet meer mee te tellen, om niet serieus genomen te worden, om niet meer met alle veranderingen mee te kunnen…. en ga zo maar door.

Wat doen die angsten nu eigenlijk met je?

Ik weet niet hoe het met jou is maar ik herken van mezelf dat je angsten je behoorlijk kunnen belemmeren…. tenzij…. je ze onder ogen ziet.

Dagelijks kom ik coachees tegen die aangeven dat ze hun angsten proberen te onderdrukken maar dat dat niet lukt. Dat ze dan iedere keer terugkomen. Als ze eerlijk zijn moeten ze bekennen dat de angsten ervoor zorgen dat er niets meer uit hun handen komt. De angsten nemen als het ware de controle over henzelf over. Ken jij dat ook? Van die angstgedachten die steeds maar weer bij herhaling terugkomen in je gedachten? Wat doe jij dan? Stop jij ze ook gewoon weg, veeg je ze onder het tapijt, doe jij ook alsof ze er niet zijn? Lukt dat?

Hoe griezelig het ook is, de beste manier is het om je angsten onder ogen te zien. Door te accepteren dat ze er zijn en door te luisteren naar wat ze je te vertellen hebben. Ze zijn er namelijk niet voor niets. Ze hebben een boodschap en ze willen dat jij naar die boodschap luistert.

Wat gebeurde er waardoor die angst ineens ontstond?
Wat dacht je vervolgens en zei je tegen jezelf?

Angsten komen voort uit zelf opgelegde beperkingen en vooronderstelde verwachtingen en soms ook door oude patronen, waarvan het maar de vraag is of ze juist zijn.

Gisteren nog zei een coachee me: “Trudy, ik kan alleen een goede teamleider zijn als ik zelf technisch inhoudelijk gezien kennis meebreng”.

Is dat zo? Hoe weet jij zo zeker dat dat zo is? Hebben alle managers die jij ooit gehad hebt dan meer technische kennis over een onderwerp gehad dan jij? En waren dat dan altijd goede managers? Nee toen moest hij toegeven dat dat niet zo is, zelf weet hij van de hoed en de rand en heeft hij meer kennis dan zijn managers. Sommige managers waren hele goede managers ook als wisten ze niet alles. Mmmm toen moest hij zich toch even op zijn hoofd krabbelen. Dit is dus zo’n zelf opgelegde beperking! Wees gerust, we hebben ze allemaal. Waarom?  Omdat we de neiging hebben te veralgemeniseren. Als iets een keer zo is, dan denken we dat het altijd zo is en gaat maar niets is minder waar. De tijd verandert immers, situaties, kennis en omstandigheden veranderen continue en daarom is wat vandaag werkt morgen misschien wel helemaal anders. Dus schort je oordeel wat vaker op, en experimenteer en probeer eens iets anders!

Een boeiend voorbeeld over hoe met je angsten om te gaan kun je ook hier zien bij een youtube filmpje van Byron Katie.

Geplaatst in 2beffective methode, Ontblokken | Tags: , , , , , , | 1 reactie

Kennismaken kan NU…

kadootjeVoor diegenen die graag een keer met me willen kennismaken heb ik nu de mogelijkheid om een telefonische afspraak in te plannen.

Je mag dat ook gebruiken voor korte vragen, zie het maar als service aan jou….. 🙂

Je kunt hier een afspraak inplannen!
Pak die kans, het verplicht je tot niets en wie weet helpt het je nu al gelijk verder.

Geplaatst in Hier-en-nu, Ontblokken, Uncategorized, Zelfrealisatie, Zelfreflectie | Tags: , , , , , , , , | Een reactie plaatsen